Czy organizacja szkoleń i konferencji musi stanowić spore wyzwanie? Nie – jeśli wiemy jak się za to zabrać! Bez wątpienia to właśnie dokładne zaplanowanie całego procesu organizacyjnego stanowi jeden z najważniejszych czynników, odpowiadających za powodzenie całego przedsięwzięcia! Zarówno szkolenia, jak i konferencje wymagają podjęcia szeregu konkretnych działań – takich, które nie tylko usprawnią ten proces z punktu widzenia organizatorów, ale także pozytywnie wpłyną na wizerunek firmy w oczach uczestników danego wydarzenia! Dlaczego jest to tak ważne? Ponieważ im więcej uwagi przyłożymy do detali związanych z naszym biznesowym przedsięwzięciem – tym skuteczniej zapadnie ono w pamięci uczestników danego szkolenia czy konferencji.
Co wziąć pod uwagę przy planowaniu?
Aby dobrze zaplanować konferencję bądź szkolenie warto wybrać odpowiednie do tego miejsce – z dogodną pod kątem dojazdu lokalizacją. Zadbajmy o to, aby sala konferencyjna czy szkoleniowa była nie tylko przytulna i klimatyzowana, ale także wyposażona w najważniejsze narzędzia pracy – takie jak rzutnik czy ekran. Planując szkolenie czy konferencję weźmy pod uwagę liczbę uczestników – pod którą dobierzemy rozmiar sali. Co więcej, nieodłącznym elementem spotkań tego typu jest dziś również poczęstunek – zadbajmy nie tylko o kawę czy herbatę, ale również catering, który pozwoli uczestnikom szkolenia bądź konferencji na posilenie się w czasie przerwy, stanowiąc przy tym przyjemny, smaczny element całego przedsięwzięcia.
Budowanie zespołu prelegentów: Jak znaleźć ekspertów i odpowiednich mówców?
Nieodłącznym elementem procesu organizacji szkolenia czy konferencji jest znalezienie właściwych ekspertów i mówców – którzy zaspokoją oczekiwania uczestników wydarzenia. Wypowiadających się na konferencji bądź szkoleniu specjalistów zawsze dobieramy do danej dziedziny i tematyki szkolenia – bazując na ich doświadczeniu, wiedzy i kompetencjach. Ekspertów i mówców możemy poszukiwać na licznych grupach biznesowych, dostępnych w social mediach na wyciągnięcie ręki – lub skorzystać z tak zwanych „osób z polecenia”, o których usłyszeliśmy od zaufanej osoby. Co więcej, jeśli sami mieliśmy okazję uczestniczyć w interesującym szkoleniu czy konferencji – a to organizowane przez nas odpowiada konkretnej tematyce – możemy skontaktować się z ekspertem, którego dobrze znamy, a który zrobił na nas duże wrażenie. Im skrupulatnej i uważniej dobierzemy mówców do wydarzenia – tym większe prawdopodobieństwo, że zainteresują oni uczestników szkolenia, a organizowana przez nas konferencja zapadnie w pamięci jako inspirująca, umożliwiająca „świeże spojrzenie” na wiele kwestii związanych z poruszaną tematyką.
Nowoczesne narzędzia wspierające organizację
Organizacja szkolenia czy konferencji może odbywać się bardzo sprawnie – dzięki nowoczesnym, wspierającym proces, narzędziom. Nie bez powodu to właśnie system do sprzedaży biletów jest tak chętnie wybierany przez organizatorów wydarzeń tego typu – pozwalając na usprawnienie szeregu czynności, związanych z planowaniem szkolenia czy konferencji. Praktyczny system do sprzedaży biletów – Ekobilet umożliwia między innymi stały kontakt z uczestnikami konferencji poprzez wiadomość SMS lub mailing (dzięki czemu z łatwością możemy poinformować ich na przykład o zmianach w planie przemówień czy nadchodzącej przerwie), automatyzacją przygotowania kart uczestników (z uwzględnieniem ewentualnej konfiguracji czy zastosowaniu wybranej przez firmę estetyki) oraz uwzględnieniem timeline’u na bilecie (dzięki czemu zmniejsza się ryzyko przegapienia najważniejszych paneli przez uczestników!). System do sprzedaży biletów to również możliwość prowadzenia rejestracji pozakupowej uczestników (co za tym idzie – organizator nie musi martwić się o drukowanie dodatkowej dokumentacji), a także możliwość swobodnego zaprojektowania zarówno samej w sobie treści prezentacji, jak i sposobu jej przedstawienia.
Jak się okazuje – organizacja szkolenia czy konferencji nie musi być czasochłonna i skomplikowana! Korzystając z interesujących, praktycznych narzędzi – sprawnie zaplanujemy nasze wydarzenie biznesowe, wspierając przy tym budowanie pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa.
